INFORMAČNÍ MEMORANDUM O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „Nařízení“)

Vážení lektoři, dárci, dobrovolníci,poskytovatelé služeb a další partneři

společnost ACET ČR, z.s. IČ 49439910, se sídlem Čs. Armády 492, 5301 Chrudim, (dále jen „Společnost“), ACET ČR,z.s. se zabývá obecně prospěšnými činnostmi vedoucími k naplněnému životu. Účelem spolku jsou:

  • sociální, charitativní a rozvojová pomoc
  • přednášková, výchovná,vzdělávací, osvětová, kulturní, sportovní, společenská, zájmová činnost směřující k pozitivním životním hodnotám
  • tvorba rozhlasových a televizních pořadů
  • vydávání tiskovin a dalších publikací a nosičů
  • podpora právnických i fyzických osob, charitativních organizací, církví, nadací, nadačních fondů apod.

Společnost na školy nabízí preventivní program „Zvol si život“, který je certifikovaný MŠMT (02/17/1/CE).

Při nakládání s Vašimi osobními údaji způsobem, který není zpracováním, se řídíme občanským zákoníkem č. 89/2012 Sb.

V rámci shora uvedených činností zpracovává Společnost osobní údaje v nezbytně nutném rozsahu pro splnění účelů zpracování a v souladu s Nařízením.

Ochraně osobních údajů proto věnujeme náležitou pozornost a při zajištění ochrany osobních údajů jednáme v souladu s Nařízením. Proto přesné a aktuální osobní údaje zpracováváme vždy na základě zákonného titulu, korektně a transparentním způsobem, pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely, v minimálním nezbytném rozsahu.

Tyto dále ukládáme ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů pouze po nezbytnou dobu ve vztahu k účelu zpracování a zajišťuje jejich integritu a důvěrnost pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření a náležitého zabezpečení před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením. Klademe důraz na to, aby nepřesné údaje s přihlédnutím k jejich účelu, pro který je zpracováváme, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny.

A. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Obecně zpracováváme osobní údaje o třech kategoriích subjektu údajů, kterými jsou lektoři, zaměstnanci a dárci. Jejich osobní údaje zpracováváme v rozdílném rozsahu:

1) Identifikační údaje: osobní údaje, jež slouží k identifikaci Vaší osoby, tj. titul, jméno, příjmení, datum narození.

2) Kontaktní údaje: osobní údaje, které využíváme pro komunikaci s Vámi, tj. e-mailová adresa, telefonní číslo, fax, adresa trvalého bydliště, doručovací adresa,

3) Údaje o dalších osobách: údaje o kontaktních osobách, jsou-li získány prostřednictvím jiné osoby v rámci našich aktivit.

4) Fotografie a informace k prezentaci na webových stránkách

5) Informace uvedené na smlouvách: údaje, které od Vás získáváme při plnění smluvních závazků (např. darovací smlouva).

B. Zpracováváte zvláštní kategorie osobních údajů?

Společnost nezpracovává zvláštní kategorie (dříve citlivé) osobních údajů ve smyslu článku 9 odst. 1 Nařízení.

C. Provádíte profilování a další rozhodování na základě automatizovaného zpracování?

Společnost neprovádí zpracování, ve kterém by docházelo k automatizovanému rozhodování, včetně profilování dle článku 22 Nařízení. Tedy webová adresa Společnosti nevyužívá tzv. soubor Cookies a Web beacons. Společnost neprovádí ani žádné webové analýzy prostřednictvím jakýchkoli aplikací jako je Google Analytics.

D. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?

Ve všech případech zpracováváme osobní údaje, které jste nám poskytli Vy osobně (např. vyplácení faktur, účetnictví, vystavení darovací smlouvy, komunikace).

E. Za jakými účely provádíte zpracování osobních údajů a jak dlouho je uchováváte?

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány a používány výhradně pro předem stanovené účely. Zpracování provádíme na základě zákonných titulů zpracování:

Souhlas se zpracováním osobních údajů

  • Marketingová propagace Společnosti ve formě fotografií lektorů

Splnění smlouvy

  • Smluvní vztah: Jedná se o případ, kdy byla uzavřena darovací smlouva. V takovém případě jsme oprávněni uchovávat osobní údaje těchto subjektů po dobu maximálně 3 let od posledního kontaktu s Vámi (dárci).
  • Odpovědi na dotazy a konzultace, případě připomínky dárců, zaměstnanců nebo lektorů Společnosti prostřednictvím komunikačních kanálů uvedených na webové adrese Společnosti. Vaše osobní údaje budou uloženy po dobu zpracování dotazu a maximálně po dobu 5 let od dokončení zpracování dotazu, ledaže by příslušné právní předpisy umožňovaly Společnosti uchovávat osobní údaje nad rámec takto stanovené doby zpracování.

Splnění právní povinnosti

  • Uzavírání a plnění pracovně-právních smluv pro účely řádného plnění činnosti Společnosti, zejména pro účely vzniku pracovně právního poměru, vyplácení mzdy, hrazení daně z příjmu, odvodů na sociální a zdravotní pojištění.

Oprávněný zájem Společnosti

  • Ochrana práv a majetku Společnosti: Ochrana našich právních nároků (jinak řečeno proto, abychom zamezili škodám, které nám mohou vzniknout v důsledku nekalých jednání a obchodních praktik, a to i v případném soudním, mimosoudním nebo vykonávacím řízení), kde je naším oprávněným zájmem předcházení vzniku škod.
  • Kontakty na lektory na webových stránkách za účelem zlepšení transparentnosti a lepšího vztahu s klienty.

F. Komu předáváte a zveřejňuje osobní údaje?

  • Osobní údaje jsou předávány třetím stranám za účelem realizace darů a poskytování určitých služeb spojených se službami. Tyto třetí strany dále osobní údaje nepředávají nebo nezpracovávají za jiným účelem, než kterým je uspokojení Vaší objednávky.
  • V některých případech musíme dodržovat zákonné povinnosti poskytovat součinnost legitimním (státním) subjektům v rámci ochrany práv a majetku, prevenci a odhalování protiprávního jednání, prosazování nebo dodržování zákona, vymáhání pohledávek a další.

G. Jaké máte práva při zpracování osobních údajů?

Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování osobních údajů, máte také Vy určitá práva. Mezi tato práva patří:

Právo na přístup

  • Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním osobních údajů. To vše je uvedeno v tomto Informačním memorandu.
  • Pokud si však nejste jistí, požádejte nás o potvrzení, zda osobní údaje o Vás zpracováváme a pokud ano, můžete si k nim vyžádat prostřednictvím kopie zpracovávaných osobních údajů, kterou Vám poskytneme bezplatně.

Právo na opravu

  • Chyby se stávají. Pokud tedy zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.

Právo na výmaz

V některých případech máte právo, abychom Vaše údaje vymazali. Nejedná se však o ultimátní právo a musí být splněn alespoň jeden důvod:

  • Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali.
  • V případě, kdy odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je Váš souhlas nezbytný a zároveň nemáme jiný důvod, proč tyto údaje potřebujeme nadále zpracovávat.
  • Využijete práva vznést námitku proti zpracování (viz níže).
  • Ukáže se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

Přesto však mějte na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned vymažeme Vaše osobní údaje. Právo na výmaz se totiž neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:

  • Určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků (viz výše právní tituly Splnění smlouvy a Oprávněné zájmy Společnosti)

Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. To znamená že by v určitých případech došlo k označení Vašich osobních údajů a tyto by nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě nikoliv však na vždy, ale po omezenou dobu. Omezit musíme zpracování osobních údajů v případě když:

  • Popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné.
  • Zpracováváme Vaše osobní údaje bez dostatečného právního základu, ale Vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení.
  • Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků.
  • Vznesete námitku proti zpracování, kdy je zpracování osobních údajů omezeno po dobu, po kterou šetříme, je-li Vaše námitka oprávněná.

Právo na přenositelnost

Vznesete námitku proti zpracování, kdy je zpracování osobních údajů omezeno po dobu, po kterou šetříme, je-li Vaše námitka oprávněná.

  • Máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, které jste nám poskytl, které jsou zpracovávány automatizovaně a které zpracováváme na základě plnění smlouvy nebo na základě souhlasu (viz kapitola E výše). Vaše osobní údaje Vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na Vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích.
  • Na základě Vaší žádosti Vám přeneseme osobní údaje jinému subjektu, pokud je to technicky proveditelné.

Právo vznést námitku proti zpracování

  • Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu (viz výše kapitola E). Vaše osobní údaje přestaneme zpracovávat, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.

Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování včetně profilování

  • Toto právo nelze uplatit, jelikož Společnost takovéto aktivity neprovádí.

Právo podat stížnost

  • Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů, a to způsobem uvedeným níže. Toto právo můžete uplatit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy

H. Jak lze uplatnit jednotlivá práva?

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na naší zodpovědnou osobu.

Pokud se domníváte, že Společnost zpracovává osobní údaje v rozporu s Nařízením, máte rovněž právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, IČ: 70837627, se sídlem Praha 7 – Holešovice, Pplk. Sochora 27, PSČ 170 00. Pro tyto účely můžete využít oficiální kontaktní e-mail: posta@uoou.cz, tel. číslo: +420 234 665 111 či webové stránky na adrese: www.uoou.cz.

Ozvěte se nám

S jakýmkoliv dotazem, uplatněním práv či připomínkou se na nás neváhejte obrátit, a to nejlépe přímo k Zodpovědné osobě Společnosti Mgr. František Krampota, která Váš dotaz či podnět bude neprodleně řešit prostřednictvím kteréhokoliv z následujících prostředků:

Emailem na: acet.cz@gmail.com

Písemně na adrese: Čs. Armády 492, 5301 Chrudim